上諏訪街道まちあるき 呑みあるきが昨日開催中止になりました。
実行委員会側がどんな動きをしていたのか？
「イベント中止」を主催者側として体感した方は少ないと思いますので、簡単にご説明したいと思います。




◯2月17日(月)
週明けの月曜日、週末にかけて新型コロナウイルスの話題でもちきり。
地元で開催される大手証券会社の講演会が新型コロナの危機管理からキャンセル。
そして、その話題を一気に高めたのが同日発表された「東京マラソンの一般参加者キャンセル」だと思います。

呑みあるきも大丈夫なのか？

第一報を、イベント役員や観光協会事務局長に連絡する。
その段階では「大丈夫でしょ…」「開催するよ」と誰もが解答する。

ただ、コワイので観光協会事務局長と情報収集を開始する。

まずは政府の見解。
官房長官の会見で「イベントの自粛はもとめない」を確認。

日本商工会議所へ確認
やはり「出来る限りの感染予防策をこうじて開催」を確認。

ちょっとモヤモヤするので、同じ時期に開催される日本最大級のイベント「にいがた酒の陣」の様子を観光協会専務理事に調べていただく。
この時点では下記を確認
「開催の可否について協議をしている」
「週末(2/21）か週明け(2/24)に決定し発表する」

イベント中止保険「新型コロナウイルスでも払戻になるか」確認
即答出ず解答待ちとなる。


◯2月18日(火)
「にいがた酒の陣」が入場券の販売を一時休止することを発表。
コレを受けて、イベント役員に状況を報告。

この時点でも下記の判断
「判断は早すぎる（時期尚早）」
「もう少し様子を見る」

イベント中止保険解答「新型コロナウイルスは払戻対象にならず」を確認。


◯2月19日(水)
イベント中止保険対象ならずを受けて、現時点でイベントを中止した場合の費用について算出。
算出した費用を共有化。

この時点でも下記の判断
「もう少し様子を見る」

お客様から下記の問合せが来る

先ずは再開して下さったことに感謝いたします。
チケットを購入してから気付いたのですが、今回もひとつの瓶から回し注ぐやり方かと思いますが、注ぎ口と不特定多数のグラスが触れることと思います。感染対策は何か講じていらっしゃいますか？

すぐに課題化し、実行委員会内で共有。各酒蔵担当者へ対応策を依頼する。

同時に明日の会議用に感染予防対策の課題を整理する。


◯2月20日(木)
定例の実行委員会専門委員会が開催される。

開催目的は各タスクの進捗状況確認だったが、最後に新型コロナ感染予防対策を議題に入れる。

お客さまからの問合せ等々、感染予防対策案を意見交換する。

会議終了時点では下記の判断となる。
「感染対策は用意できる可能性がある」
「開催する方向で準備を進める」
「もう少し様子を見る」


会議終了後、メンバーが会議室から帰ってすぐに「にいがた酒の陣」がイベント中止をwebで発表。

ココで一気に正常性バイアスが外れ「不安」が湧き上がってきます。






中止発表を諏訪五蔵会の代表である 真澄 宮坂社長に伝える。
と、同時に「各蔵」としての意見をもう一度確認する会議の開催を依頼する。


◯2月21日(金)
19時より、各蔵の意見を確認する会議が開催される。ちなみに僕は「静岡県伊東市」にて日本商工会議所青年部 全国大会に参加中。

同会議で「各蔵として中止」の意向が確認される。

それを受けて、その意見をイベント役員へ連絡。
実行委員会 会長 の判断を確認することとなるが、公務で不在のため明日（2月22日ネコの日）に確認することとなる。

チケットを販売するイープラスに19時30分頃から連絡。
支払金額を増やさないため（換金手数料）この時点で入場券の販売を一時休止し、それをwebサイトで発表する。（イープラスの迅速な対応に感謝）
1922枚のチケットが売れている。

発表する文面や今後の対応については、静岡、長野間でリモート会議。（真澄 宮坂社長、観光協会事務局長、中沢）


◯2月22日(土)
実行委員会 会長 の判断を確認。

『各蔵の意見を尊重し中止をする』

中止の発表方法について整理をする。


◯2月23日(日)
とりあえず、何もしない。


◯2月24日(月)
実行委員長と真澄 宮坂社長と会議。
目的は「中止した際の支払費用について」

150万円強の経費支払と実行委員会が持つ所持金を報告。
その上で「中止」の最終確認を行う。


◯2月25日(火)
真澄 宮坂社長、観光協会事務局長、中沢で会議。
中止発表までのタスクを確認。

発表前に、関係各位に「中止」の報告。

17時30分 「中止」を発表する。

奇しくも、同日に長野県初となる感染者がお隣の市から出る。


時系列にまとめると、こんな感じになります。
たった1週間で一気に変わったのは、同じ内容のイベント「にいがた酒の陣」が中止になったことだと思います。

多分ですが、同イベントが開催していれば、このイベントも開催だったと思います。

中止するのも大変。
特に、支払が大変。

こんな舞台裏もあるということを知っていただけたらなぁ…と思い、まとめてみました。